Una sola informativa per tutto l'ecosistema Necteo.

Titolare del trattamento e ruolo di Heuresis

Necteo è un prodotto di Heuresis. Heuresis è un brand di proprietà di Enrico Cavallino — P.IVA 04742930276. Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), Enrico Cavallino è Titolare del trattamento per i trattamenti propri di HEURESIS descritti in questa informativa.

Per qualsiasi richiesta relativa alla protezione dei dati personali è disponibile un unico riferimento centralizzato: privacy@heuresis.it.

Il rapporto con i clienti che affidano dati personali a Necteo deve essere regolato da un accordo/nomina a Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Quali dati possono essere trattati

• Sito commerciale: nome, email, telefono, data e località del matrimonio, pacchetto di interesse, contenuto della richiesta e dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza.
• Necteo App: dati di configurazione del matrimonio, account/autenticazione, invitati, gruppi, fornitori, preventivi, budget, pagamenti, scadenze, checklist, documenti e metadati operativi.
• Necteo Story: codice partecipazione, risposte RSVP, componenti del gruppo, informazioni logistiche e, se previste dal Cliente, preferenze o esigenze facoltative.
• Tableau de Mariage Digitale: nominativo usato dall'invitato per la ricerca, assegnazione a tavolo/posto e dati tecnici della consultazione.
• Centro di Comunicazione: numeri di telefono degli invitati, segmenti/gruppi, contenuti dei messaggi, data e ora programmata, stato tecnico di invio e consegna quando disponibile.
• Partnership: codice partnership associato al Cliente, validità del codice e dati strettamente necessari alla verifica del vantaggio, quando il programma sarà attivo.

Finalità e basi giuridiche

Allergie, intolleranze e altri dati particolari

Alcune informazioni facoltative raccolte tramite Necteo Story, ad esempio allergie, intolleranze o esigenze alimentari, possono rivelare dati relativi alla salute o altre categorie particolari. Tali campi devono essere limitati al necessario e configurati in modo facoltativo.

Il Cliente/Titolare deve individuare una condizione valida ai sensi dell'art. 9 GDPR. Quando viene utilizzato il consenso, questo deve essere esplicito, separato, informato e revocabile. I dati non devono essere usati per finalità diverse dalla gestione dell'evento e devono essere eliminati quando non più necessari.

SMS programmati agli invitati

Il Centro di Comunicazione consente al Cliente di predisporre messaggi SMS operativi per gruppi di invitati, ad esempio informazioni su orari, luogo della cerimonia, posizione della location o navigazione. Per questi dati il Cliente/Sposi resta il Titolare e deve assicurarsi di avere una base giuridica adeguata per utilizzare il numero di telefono e inviare la comunicazione.

Il Centro di Comunicazione non deve essere utilizzato da HEURESIS per inviare marketing ai partecipanti del matrimonio. Eventuali comunicazioni promozionali o riferite a partner richiedono una valutazione distinta e, quando necessario, un consenso specifico.

Ricerca del tavolo tramite QR Code

La funzione permette all'invitato presente in location di scansionare un QR Code e cercare il proprio nominativo per visualizzare il tavolo o il posto assegnato. La progettazione deve seguire i principi di minimizzazione e privacy by design: mostrare solo le informazioni necessarie alla ricerca e alla collocazione, evitando di esporre pubblicamente l'intera lista invitati o dati non pertinenti.

Il Cliente/Sposi determina le assegnazioni e opera come Titolare; HEURESIS tratta i dati per fornire il servizio secondo le istruzioni documentate del Cliente.

Codice partnership e fornitori convenzionati

Quando il programma partnership sarà attivato, al Cliente Necteo potrà essere assegnato un codice valido per la durata del servizio. Il Cliente potrà presentarlo volontariamente a un fornitore partner per richiedere il vantaggio previsto.

Necteo non comunica automaticamente ai partner i dati degli invitati. Se per la verifica del codice sarà necessaria una comunicazione di dati tra HEURESIS e il partner, verranno condivisi solo i dati strettamente necessari e i relativi ruoli privacy saranno definiti e documentati prima dell'attivazione della funzione.

Cookie, local storage e tecnologie analoghe

Per impostazione predefinita il sito commerciale utilizza solo strumenti tecnici necessari. La scelta privacy viene memorizzata localmente per ricordare le preferenze dell'utente. Non sono attivi advertising, remarketing o fingerprinting.

Google Analytics 4 (GA4), Measurement ID G-ME6JE8KZR5, è configurato come strumento opzionale e viene caricato soltanto dopo un consenso positivo alla categoria Analytics. È utilizzato per comprendere in forma aggregata visite, pagine consultate e interazioni con il sito e migliorare contenuti e prestazioni. La base giuridica è il consenso dell'interessato ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a) GDPR e della normativa applicabile ai cookie/strumenti di tracciamento.

Quando Analytics viene autorizzato, Google Analytics può utilizzare identificatori e cookie quali _ga e _ga_*, con durata che può arrivare fino a 24 mesi salvo diversa configurazione o cancellazione anticipata. Nel sito sono disattivati i segnali Google e la personalizzazione pubblicitaria. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento tramite “Preferenze cookie” nel footer: la revoca blocca gli ulteriori invii sotto il controllo del sito e comporta un ricaricamento della pagina per interrompere anche il codice Analytics già eseguito. Il sito tenta inoltre di rimuovere i cookie GA accessibili sul proprio dominio. La revoca non cancella retroattivamente dati già comunicati al fornitore.

Le risorse funzionali esterne opzionali, come il caricamento remoto del font Lato tramite Google Fonts, restano anch'esse bloccate finché l'utente non le autorizza dal pannello preferenze.

Necteo App e Necteo Story possono utilizzare cookie/storage tecnici strettamente necessari ad autenticazione, sicurezza, sessione, preferenze e funzionalità richieste. L'introduzione futura di ulteriori tracciatori non necessari richiederà aggiornamento preventivo di informativa e meccanismo di consenso.

Fornitori tecnici

Nei limiti delle funzioni utilizzate, possono essere coinvolti fornitori quali:

• Vercel — hosting, CDN e funzioni serverless.
• Neon — database PostgreSQL delle componenti applicative.
• Resend — invio delle email commerciali e transazionali quando configurato.
• Provider email HEURESIS — ricezione e conservazione delle comunicazioni.
• Provider SMS — sarà identificato e aggiunto prima dell'attivazione del Centro di Comunicazione.
• Google Fonts — solo se la risorsa esterna viene autorizzata sul sito commerciale.
• Google Analytics 4 / Google Ireland Limited — misurazione statistica del sito commerciale esclusivamente dopo consenso alla categoria Analytics.

HEURESIS verifica il ruolo contrattuale dei fornitori, gli accordi applicabili e, quando necessari, i meccanismi per i trasferimenti verso Paesi extra SEE. L'elenco viene aggiornato quando cambia l'architettura del servizio.

Dati trattati fuori dallo Spazio Economico Europeo

Quando un fornitore o un suo sub-responsabile tratta dati personali in un Paese esterno allo Spazio Economico Europeo, HEURESIS verifica che il trasferimento sia supportato da uno dei meccanismi previsti dal GDPR, quali una decisione di adeguatezza della Commissione europea, le Clausole Contrattuali Standard (SCC) o altra garanzia applicabile. Ove necessario vengono valutate anche misure supplementari e l'effettiva configurazione del servizio.

La localizzazione dei dati e l'elenco dei sub-responsabili possono cambiare nel tempo in funzione dei servizi tecnici effettivamente utilizzati. Prima dell'attivazione di nuovi fornitori che comportino trasferimenti internazionali, la presente informativa e la documentazione contrattuale vengono riesaminate.

Tempi di conservazione

• Richieste commerciali (comprese eventuali note facoltative, limitate a 600 caratteri e da compilare senza dati sanitari o riservati): per il tempo necessario alla gestione e, di regola, non oltre 12 mesi dall'ultima interlocuzione utile se non segue un rapporto.
• Dati contrattuali/amministrativi: per la durata del rapporto e per i termini previsti dalla normativa applicabile.
• Dati del matrimonio: per la durata del servizio e secondo le istruzioni del Cliente/Titolare, fatti salvi backup tecnici e obblighi di legge.
• Dati particolari: solo per il tempo strettamente necessario alla gestione dell'evento.
• SMS e relativi metadati: per il tempo necessario a pianificazione, invio, assistenza e sicurezza, secondo le istruzioni del Cliente e la retention tecnica del provider.
• Log di sicurezza: per il tempo proporzionato a prevenzione abusi, diagnosi e sicurezza.
• Google Analytics 4: secondo la retention configurata nella proprietà GA4; gli identificatori cookie possono avere durata fino a 24 mesi salvo cancellazione o revoca anticipata.

Sicurezza, minimizzazione e accesso

Necteo è progettato per separare aree pubbliche e private e limitare il trattamento ai dati necessari. Sono previste connessioni HTTPS, credenziali e segreti gestiti server-side, controllo degli accessi, protezioni anti-abuso, limitazione dei campi, backup e misure offerte dai fornitori infrastrutturali.

Il Cliente è tenuto a inserire solo dati pertinenti, proteggere credenziali e codici di partecipazione e configurare con attenzione le informazioni rese visibili agli invitati.

Dati inseriti dal Cliente senza raccolta diretta

Il Cliente può inserire in Necteo dati di invitati, fornitori e altri soggetti che non sono raccolti direttamente da HEURESIS. In tali casi il Cliente/Titolare è responsabile della liceità della raccolta e dell'informativa dovuta agli interessati ai sensi degli artt. 13 o 14 GDPR, quando applicabile.

Per ogni Necteo Story deve essere identificabile il Cliente/Sposi che opera come Titolare per lo specifico matrimonio. La lista invitati può comprendere minori: i relativi dati devono essere gestiti sotto la responsabilità degli adulti legittimati e del Cliente/Titolare.

Diritti degli interessati

Nei casi previsti è possibile chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, nonché revocare il consenso quando il trattamento si basa su di esso.

Per i trattamenti propri di HEURESIS e per coordinare richieste che riguardano dati trattati per conto di un Cliente, il riferimento unico è privacy@heuresis.it. Se la richiesta riguarda dati di uno specifico matrimonio, il Cliente/Sposi resta normalmente il primo referente quale Titolare e HEURESIS collabora nei limiti del ruolo di Responsabile.

Resta sempre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità di controllo competente.

Una policy che evolve con Necteo

Questa informativa viene riesaminata ogni volta che cambiano sito commerciale, Necteo App, Necteo Story, categorie di dati, moduli, fornitori, strumenti di comunicazione, partnership o tecnologie di tracciamento. Le nuove funzioni vengono sottoposte a verifica GDPR prima del go-live.